רשות שדות התעופה
רשות שדות התעופה
ספק יקר,
ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם מערכת Nipendo.
העבודה המשותפת עשויה לתרום לשני הצדדים לייעל את תהליך הטיפול בחשבוניות, לזרז תהליכי תשלום ולמנוע תקלות ואי-הבנות.
הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.
דגשים מרכזיים
1. הזמנות והסכמים
כל ההזמנות יוצגו בפורטל Nipendo. ההצגה הנ"ל תשמש לטובת שיפור תהליך משלוח החשבונית ולא תחליף את העברת ההזמנות הנהוגה כיום.
2. אישורי הזמנה
נדרש לאשר את הזמנות/הסכמי הרשות טרם האספקה ושליחת החשבונית אליהם.
3. חשבוניות
- יישלחו רק דרך ניפנדו
- חשבונית אחת תתייחס רק להזמנה אחת ולתעודת משלוח אחת
4. טיוטות חשבון/ דו"ח ריכוז
- נתוני החשבונית חייבים להיות זהים לנתוני הטיוטה.
- על בסיס מסר טיוטת חשבון יש להפיק חשבונית מס/מס קבלה על ידי הפיכת מסר הטיוטה לחשבונית
5. התהליך העסקי- ספקי מס
- קבלת הזמנות/הסכמים מהרשות – דרך ניפנדו.
- אספקת טובין (משלוח סחורה) עם תעודת משלוח / אספקת שירות לרש"ת – לא דרך ניפנדו.
- קליטת הסחורה/ שירות ברש"ת – עדכון לגבי קליטת הטובין יועבר אל הספק דרך ניפנדו.
- משלוח חשבונית מס דרך ניפנדו על בסיס ההזמנה המתאימה - במידה ולא ידוע מספר ההזמנה, יש ליצור קשר עם המזמין לבירור.
- קבלת מסר סטטוס חשבונית מיוניליוור דרך ניפנדו
6. התהליך העסקי- ספקי עסקה
- קבלת הזמנות/הסכמים מהרשות– דרך ניפנדו
- אספקת טובין/ שירות משלוח סחורה עם תעודת משלוח לרשות לא דרך ניפנדו
- קליטת הסחורה/ שירות ברש"ת – עדכון לגבי קליטת הטובין יועבר אל הספק דרך ניפנדו
- משלוח חשבונית עסקה אל רש"ת – דרך ניפנדו
- אישור חשבונית העסקה ע"י הרשות – דרך ניפנדו
- קבלת טיוטת חשבון בסוף חודש מהרשות – דרך ניפנדו
- משלוח חשבונית מס קבלה על בסיס טיוטת החשבון – דרך ניפנדו
- קבלת מסר סטטוס חשבונית מהרשות – דרך ניפנדו
7. קבלות החזרה
- במידה והלקוח שלח קבלת החזרה (לאחר תשלום החשבונית), עליך להפיק חשבונית זיכוי בגין טיוטת חשבון שתשלח מהלקוח ותהיה מקשורת להזמנה המקורית אותה מזכים.
תרשימי התהליכים העסקיים
תהליך ההזמנה
מקרא:
1. רש"ת ישלחו מסר הזמנה/ עדכון הזמנה- ההזמנות יוצגו בפורטל
2. במידה והזמנה מבוטלת/סופקה במלואה- רש"ת ישלחו מסר בהתאם.
תהליך הקבלה
מקרא:
1. רש"ת יעבירו אל הפורטל את הקבלה שהם מפיקים פר אספקה הכוללת את מספר תעודות המשלוח.
תהליך החשבונית
מקרא:
1. הספק שולח חשבונית מס אל רש"ת באמצעות הפורטל
2. אפשרות נוספת היא לשלוח חשבונית ישירות מתוך מערכת המידע שלך באמצעות ממשק B2B לניפנדו (פנה לצוות המכירות לפרטים נוספים)
3. במידה ויש צרופות הקשורות לחשבונית (קבצי PDF/excel/word וכו') יש לצרף אותן לחשבונית ולשלוח ללקוח.
4. רש"ת ישלחו לפורטל את סטטוס החשבונית העדכני- אושרה, בתהליך, נדחתה (ואת סיבת הדחייה). בחשבונית המתעדכנת לסטטוס "אושרה", יתעדכן תאריך התשלום העתידי.
הנחיות כלליות לשליחת חשבוניות
1. מרגע זה, משלוח כל החשבוניות יבוצע רק דרך Nipendo בלבד.
2. חשבונית תשלח רק בגין הזמנה/הסכם/טיוטת חשבון המופיע בפורטל.
3. כל חשבונית תתייחס לתעודת משלוח אחת בלבד ולהזמנה/הסכם אחד בלבד.
4. מספר החשבונית יכיל עד 10 תווים בלבד, יש להזין את 10 התווים הראשונים מימין. לדוגמא: SI12345678954, יוקלד כ- 2345678954.
5. יש לשים לב כי נתוני החשבונית המוקלדים בפורטל חייבים להיות זהים לנתוני תמונת חשבונית המקור כפי שיצאה ממערכת המידע.
6. על מנת להימנע מאי תשלום החשבונית, חשבונית שנשלחה בעבר בנייר לא תשלח בשנית דרך Nipendo, וזאת על מנת למנוע כפילויות.
7. מסמכים נלווים לחשבונית - במידה ויש ברשותך מסמכים שעליך לצרף לחשבונית, יש לסרוק את המסמכים הנלווים בנפרד לתמונת החשבונית ולהעלותם כצרופה נפרדת במעמד העלאת החשבונית.
8. בעת הזנת חשבונית זיכוי, יש לקשר אותה להזמנה במסמך המקור.
9. במידה והחשבונית בסטאטוס "נדחתה", יש לטפל בהתאם לסיבת הדחייה הרשומה בפרטי החשבונית: לתקן את החשבונית בפורטל, לשלוח חשבונית חדשה ובמקרים של חוסר הסכמה ליצור קשר עם הגורם הרלוונטי ברשות.
10. חשבוניות שנדחו בבדיקות הוולידציה לא ישלחו לרשות, באחריות הספק לתקן.
11. חשבונית תשלח בגין הזמנה מאושרת בלבד.
12. הפיכת קבלה לחשבונית מס- כאשר מעלים חשבונית לפורטל, יש אפשרות ליצור את נתוני החשבונית על בסיס נתוני קבלת הטובין. הפיכת הקבלה לחשבונית מס "תשאב" את נתוני הקבלה- הכמויות שהתקבלו בפועל אצל הלקוח ותיצור את נתוני החשבונית על בסיס נתונים אלו. ע"י כך נמנע משגיאות בכמויות החשבונית, ונשלח חשבונית שמתאימה ב 100% למה שהתקבל בפועל אצל הלקוח.
13. הפיכת הזמנה לחשבונית מס – באותה השיטה ניתן ליצור את נתוני החשבונית על בסיס נתוני ההזמנה, ובכך לחסוך את הזנת פרטי שורות החשבונית, וליצור אותם באופן אוטמטי על בסיס ההזמנה כולל מחיר ליחידה וכמות.
14. תיקון חשבונית שנדחתה – ניתן לתקן חשבונית שנדחתהבלשונית "תיקון חשבונית" בה ניתן לתקן את מספר מסמך ההזמנה, מספר תעודת משלוח, מספר קטלוגי וכו' מבלי לשלוח את החשבונית מחדש.
15. יש לשלוח תמונת חשבונית מקור/נאמן למקור בלבד.
16. במידה ובהסכם שלך מול רשות שדות התעופה צורת העבודה המוגדרת היא עם דוחות ריכוז- יש להמשיך לעבוד כך גם בפורטל ולחייב את טיוטות החשבון (דוחות ריכוז) הנשלחות מרש"ת ולא את ההזמנות.
חשבונית מס בגין הזמנה/הסכם
1. ברמת כותרת החשבונית יש להזין את מספר הזמנת הרכש/ ההסכם ואת מספר תעודת המשלוח של הספק.
2. ברמת שורת החשבונית יש להזין את מספרי שורות ההזמנה/הסכם כפי שהם מופיעות בפורטל.
חשבונית מס בגין טיוטת חשבון
1. ברמת כותרת החשבונית יש להזין את מספר טיוטת החשבון של הלקוח.
2. ברמת שורת החשבונית יש להזין את מספר ההזמנה/הסכם ואת מספר תעודת המשלוח סל הספק.
חשבוניות עסקה
1. חשבונית עסקה תשלח רק עבור הזמנה/הסכם בגינו הלקוח מאפשר קבלת חשבונית עסקה.
2. ברמת כותרת חשבונית העסקה יש להזין את מספר הזמנת הרכש/ ההסכם ואת מספר תעודת המשלוח של הספק.
3. בגין כל חשבונית עסקה מאושרת, תשלח חשבונית מס קבלה לרשות (על בסיס טיוטת חשבון).
טיוטת חשבון (דו"ח ריכוז)
1. רשות שדות התעופה תשלח לחלק מספקיה טיוטות חשבון עבור אספקות חודשיות.
2. חשבונית מס תשלח בגין טיוטת חשבון המתקבלת מהלקוח.
3. במסך תמונת החשבונית ניתן לראות את פירוט האספקות שבוצעו עם הפרטים הרלוונטיים (מספר הזמנה, מספר תעודת משלוח וכו').
4. טיוטת החשבון תכיל שורה אחת עם הסכום הכולל של הטיוטה.
קישורים לעמודים הבאים:
שליחת חשבונית עבור שורות הזמנה
שליחת חשבונית מס על בסיס חשבון עסקה
שליחת חשבונית על בסיס שורות קבלה