מאוחדת

ספק יקר,

ברצוננו להודות לך על שיתוף הפעולה בעבודה עם מערכת Nipendo.

הנחיות אלו נועדו למניעת עיכובים בתהליך הקליטה ואישור החשבוניות.

לתשומת לבך

• על מנת להימנע בבעיות בקליטת הסחורה, נא הקפד לשלוח את תעודת המשלוח טרם הגעת הסחורה למאוחדת.
• נא לשלוח את המחיר ליחידה ואת סכומי החשבונית נטו – כולל ההנחות. אין לשלוח את סכומי ההנחה בנפרד.
• לא תתאפשר שליחת תעודת משלוח אחת מרכזת כנגד כמה הזמנות וכן לא תתאפשר שליחת חשבונית אחת מרכזת כנגד מספר תעודות משלוח ו\או הזמנות.
• יש להקפיד על שליחת חשבונית אחת כנגד תעודת משלוח אחת וכנגד הזמנה אחת.

התהליך העסקי

• קבלת הזמנה ממאוחדת, טעינה למערכת הספק (כיום אין צורך באישור ההזמנה).
• אספקת הטובין\שירות, שליחת מסר תעודת משלוח למאוחדת.
• קבלת מסר קבלת טובין\שירות ממאוחדת, אין צורך בהתייחסות מצד הספק.
• שליחת חשבונית מס על בסיס ההזמנה ותעודת המשלוח.
• קבלת מסר סטאטוס חשבונית ממאוחדת.

הזמנה

• הזמנות על סכום אפס – למקרים בהם הספק מעוניין לשלוח למאוחדת סחורה ללא חיוב, ישלח מסר תעודת משלוח בלבד, ללא מסר חשבונית.
• ספק אשר קולט את ההזמנות מלקוחותיו ישירות למערכת המידע שלו (B2B) ומעוניין לממש זאת גם עבור הזמנות ממאוחדת, יקבל את ההזמנות על בסיס אותו המבנה הנשלח אליו כיום עבור ההזמנות משאר לקוחותיו.
• נתוני ותדפיס ההזמנה (Pdf) יופיעו בפורטל.
• לספקי B2B: מאחר וברוב המקרים מערכת ניפנדו לא מגבילה את הלקוח באורך השדות, במידה ולספק יש הגבלות מיוחדות על שדות מסוימים העלולים לגרום לבעיה בטעינת ההזמנה למערכת, יש ליידע על כך את ניפנדו ואת הלקוח עם קבלת ההזמנה הראשונה.

תעודת משלוח

• במקביל לאספקת הסחורה, הספק ישלח מסר (ממשק דיגיטלי) תעודת משלוח המעידה על אספקת הטובין\מתן השירות.
• את תעודת המשלוח ניתן לשלוח דרך הפורטל או ישירות ממערכת המידע של הספק על בסיס ממשק אוטומטי (B2B).
• אין צורך לצרף לממשק את תעודת המשלוח הסרוקה.
• ניתן לשלוח מספר תעודות משלוח כנגד אותה הזמנה.
• ספק אשר מימש בעבר ממשק תעודות משלוח אוטומטי מול ניפנדו (B2B) יעשה זאת על בסיס אותו מבנה גם עבור מאוחדת.

קבלת טובין\שירות

• קבלה נשלחת ממאוחדת אל הספק (תצוגה בפורטל בלבד) בה מאוחדת מצהירים על כמות הטובין שהתקבלה\היקף השירות שניתן, בפועל. אין צורך בביצוע פעולות ביחס למסר זה.
• מסר זה ישמש כבסיס לבדיקות המבוצעות על מסר החשבונית לכשיגיע.

חשבונית מס

• החשבונית תשלח בגין הסחורה\שירות שניתן על בסיס תעודת המשלוח וכנגד הזמנת הרכש.
• את החשבונית ניתן לשלוח דרך פורטל ניפנדו או ישירות ממערכת המידע של הספק על בסיס ממשק אוטומטי (B2B) בשני המקרים, יש לצרף את תדפיס החשבונית (Pdf).
• ספק אשר מימש בעבר ממשק חשבוניות אוטומטי מול ניפנדו (B2B) ישתמש באותו מבנה מסר גם עבור מאוחדת.
• עם טעינת החשבונית לפורטל, החשבונית תעבור סט בדיקות ובמידה והחשבונית תמצא תקינה היא תשלח למאוחדת.
• מאוחדת ישלחו סטאטוס חוזר לחשבונית אושרה\נדחתה לידיעתו של הספק,במידה ואושרה ישלח גם מועד תשלום צפוי.
• במידה והחשבונית תכשל בבדיקות בפורטל טרם שליחתה למאוחדת, על הספק לטפל בה בהתאם לסיבת הדחייה שתוצג בפורטל.
•  חשבונית זיכוי – ניתן לשלוח חשבונית זיכוי דרך הפורטל, יש לציין את מס' החשבונית המזוכה.
• חשבונית הזיכוי תיעצר בפורטל בסטאטוס "ממתינה" עד לטיפול ידני של משתמש מטעם מאוחדת.